Videofilmernas, och filmandets, flytt in i våra uppkopplade mobiler ger möjlighet att knyta allt kortare filmer till allt mer specifika platser och handgrepp. Samtidigt ger fritt tillgängliga e-lärandeplattformar som Moodle möjlighet att föra bok över medarbetares kunskaper med lika finkorning upplösning. Både stora och små företag skulle kunna tjäna massor på att serva medarbetare med kunnande ”just in time” istället för ”just in case”.
(Foto: Thinkstock)
”Men oj, är Anna sjuk idag? Det var ju hon som skulle visa den nya medarbetaren hur man öppnar butiken!”
Alla har vi saknat en nyckelperson på jobbet, och ni anar förstås redan vart jag vill komma: Med en lätt tillgänglig videofilm om hur man öppnar butiken kan vi just för dagen öppna butiken utan Anna. Då slipper vi ringa in hennes lika kunniga kollega från en ledig dag. Men låt oss försöka rama in det hela lite närmare.
Informationen om hur jag ska utföra ett visst arbetsmoment på min arbetsplatser kan, något förenklat, ligga på två ställen: antingen i min hjärna eller på min arbetsplats. När jag ska få in det i min hjärna talar vi om utbildning, eller åtminstone inlärning. Information som väntar på mig på arbetsplatsen kallar vi instruktioner. I verkligheten behövs de i kombination: de anknyter till varandra, och när vi utformar utbildningar och instruktioner söker vi en effektiv balans. ”Sväng vänster”, kan du säga till en bilförare som har körkort eller har kommit en bit på väg i utbildningen. Om utbildning saknas skulle du kunna säga ”visa pil vänster, titta i backspeglarna, titta över axeln, börja vrida ratten …” – men i stadstrafik skulle det förbli ineffektivt, faktiskt livsfarligt.
Det är denna effektiva balans mellan utbildningen och instruktionerna som nu håller på att förskjutas, tack vare tjänsterna i våra mobiler. Inte så att vi kan skolka från körkortsutbildningen. Men många av oss har väsentligt dragit ned på kraften vi lägger på att läsa bilkartor och avståndstabeller innan vi börjar köra. Vi förlitar oss på att gps-rösten säger till innan det är dags att svänga. Tänk på professionella chaufförer. Är kartläsningsförmåga och lokalkännedom verkligen lika viktiga förmågor idag som för tio eller tjugo år sedan? Eller har det mobila flödet av småinstruktioner från gps:en, vid exakt rätt tidpunkt och plats, gjort dessa förmågor till icke-frågor vid anställningsintervjun?
Mobil video bidrar till den här förskjutningen, där lättillgängliga instruktioner, vid rätt tidpunkt och plats, minskar behovet av hjärnburen kunskap om de mest specifika processerna. Jämfört med traditionella instruktioner i skrift gör video att de blir mer visuella och engagerande, och lätt kan hållas mer specifika, lokala och aktuella. Filmer kan lätt göras tillgängliga vid rätt tidpunkt med en mängd tekniker: sökord, länkar i arbetsorder, uppspelningsfönster på intranätssidor, QR-koder vid berörda anläggningar eller arbetsstationer, eller på pekskärmar i golvställ. Supportsamtal som annars skulle ta tio minuter kan besvaras kort med ett frejdigt ”Jag skickar dig en filmlänk”.
Mobil instruktionsvideo kan med fördel också användas tillsammans med någon av marknadens många så kallade e-learningplattformar. (Med exempelvis Moodle, som har öppen källkod, kostar plattformen som sådan ingenting. Men det brukar sägas att den är ”gratis som en gratis hundvalp”, som antydan om att det krävs insatser för att ta hand om den på ett bra sätt.) Inom lärplattformarna förs det automatiskt bok över vilka instruktioner varje medarbetare har tagit del av, på så finkornig nivå som önskas. Om butikschefen ska ha medarbetarnas kompetens i huvudet är det lättast om Niklas sköter grönsaksavdelningen, eftersom han har jobbat där i två år. Men med stöd av de webbaserade plattformar för undervisning och kompetensuppföljning som idag finns lätt tillgängliga, kan man lätt överblicka mycket mer detaljerat vilka medarbetare som är pålästa om specifika arbetsmoment. Så kan man bemanna butiken utifrån vad varje medarbetare faktiskt har lärt sig, istället för vad man tycker att de borde. Och på kort varsel fylla på med de specifika moment som behövs för dagen – i ljuset av vad som ska göras och vilka kollegor som råkar vara på plats.
Låt oss förutspå att arbetsbeskrivningarna för anställda i både industri- och tjänsteföretag kommer att fortsätta bli mycket, mycket mer generella under årtiondena som kommer. Med stöd av begripliga instruktioner, precis vid rätt tidpunkt och plats, kan varje medarbetare utföra hundra olika sysslor istället för de enstaka som hon eller han memorerat. I fortbildningen kan mer kraft istället läggas på övergripande insikter om verksamheten – och mindre på specifika handgrepp som kanske aldrig blir aktuella. Mer just in time, mindre just in case. Vi på Spotonize står gärna till tjänst för dig som vill göra verklighet av möjligheterna.
Videomobilerna och de digitala kunskapslösningarna har givit oss nya rör ut till alla medarbetare. Ja, inte bara till medarbetarna, som sagt, utan ut till platserna och tillfällena där handgreppen ska utföras. Låt oss nu trycksätta rören med innehåll, inte minst i video. Så kan medarbetaren skruva på sin praktiska kunskapskran när hon eller han råkar bli törstig.
